Beratung zum Einkauf von Fremdpersonal und Optimierung des Lieferantenportfolios

Mein Auftraggeber ist ein Industriedienstleistungsunternehmen, das je nach Auftragslage bis zu 1.000 Fremdmitarbeiter beschäftigt. Die Tätigkeitsschwerpunkte liegen neben dem Onsite Service und der Automation insbesondere in der Wartung, Pflege, Instandsetzung und Revision von Kraftwerken, Chemieanlagen und Raffinerien. Im Revisionsgeschäft wird der Personalbestand im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung und auf Basis von Dienst- bzw. Werkverträgen um bis zu 500 Fremdmitarbeiter pro Auftrag ergänzt. Das Jahresbudget für Fremdpersonal beträgt ca. € 75 Mio p.a..

Langjährige Lieferantenbeziehungen und das Risiko verdeckter Kosten

Das Portfolio der Fremdfirmen ist über die letzten 30 Jahre organisch gewachsen. Es besteht aus mehr als 200 Personaldienstleistern mit denen überwiegend individuelle Vereinbarungen über Zuschläge, Spesen und sonstigen (verdeckten) Kosten getroffen wurden. Eine Analyse der bestehenden Lieferantenkonditionen brachte mehr als 80 verschiedene Vereinbarungen über Zuschlagsregelungen (Zuschläge für Frühschicht, Spätschicht, Nachtschicht, Schmutzzulage, Lärmzulage, Zulage für das Tragen von Atemschutz, Samstagsarbeit tief, Samstagsarbeit hoch, Sonntagsarbeit und sich gegenseitig zeitlich bedingende Zulagen) und Kombinationen derselben hervor.

Für die Vielfalt der Lieferantenkonditionen gab es zwei Begründungen. Zum einen wurde versucht, die Bedingungen der beim Lieferanten gültigen Tarifverträge, vornehmlich IGZ/BAP, IG-M&E und Bergbau abzubilden. Zum anderen war eine beabsichtigte verdeckte Gewinnoptimierung deutlich erkennbar.

Aufgrund der fehlenden Kostentransparenz wurden für Projektplanung und –controlling pauschalierte Kosten herangezogen, die regelmäßig unbefriedigende Ergebnisse geliefert haben.

Ziel des Projektes war, einheitliche und sinnvolle Lieferantenkonditionen zu entwickeln und mit den Fremdfirmen zu vereinbaren um Kostentransparenz zu schaffen und um die Implementierung eines Zeitmanagementsystems mit integrierter und automatischer Zeitbewertung zu ermöglichen. Gleichzeitig sollten die bei der Analyse der bestehenden Konditionen aufgedeckten Sparpotentiale realisiert werden und das Lieferantenportfolio um 50% reduziert werden.

Kostentransparenz durch standardisiertes und einfaches Konditionsmodell

Bei der Harmonisierung der Konditionen habe ich mich an den Zuschlags- und Spesenregelungen der eigenen Mitarbeiter orientiert und darauf ein neues Konditionsmodell aufgebaut. Neben der Transparenz, die diese einheitliche Lösung bot, waren die Regelungen allen Involvierten bekannt und es war im Rahmen der Kostenkontrolle kein Umdenken zwischen eigenen und fremden Mitarbeitern erforderlich.

Außerdem wurde ein zweistufiges Bewertungssystem für die Fremdfirmen eingeführt. Die Basis der Lieferantenbewertung besteht dabei aus einer Bewertung der Leistung der Fremdmitarbeiter, aus der die wichtigsten Bewertungsmerkmale der Lieferanten abgeleitet wurden: Lieferfähigkeit und Qualität der Mitarbeiterauswahl. Die Lieferantenbewertung wurde in den Prozess integriert und erfolgte fortan nach jedem Fremdpersonaleinsatz. Die Bewertungen werden regelmäßig konsolidiert und bilden die Grundlage für die jährlich stattfindenden Lieferantengespräche.

Optimierung des Lieferantenportfolios und Entwicklung der Fremdfirmen

Die bestehenden Fremdfirmen wurden anhand der aktuellen Umsatzzahlen und der Bedürfnisse der Profitcenter in A, B und C-Lieferanten gruppiert:

• A-Lieferanten haben sich in der Vergangenheit bewährt und sollen möglichst im Portfolio verbleiben.
• B-Lieferanten zeigen Entwicklungspotential und können im Portfolio verbleiben sofern Anpassungen im Spesenmodell und in den Konditionen möglich sind.
• C-Lieferanten werden bei zukünftigem Bedarf nicht mehr berücksichtigt.

In Gesprächen mit den A- und B-Lieferanten wurden die Anpassungen vorgestellt und Angebote auf Basis des neuen Konditionsmodells eingeholt. Der relevante Anteil der Lieferanten war willens und in der Lage, die neuen Konditionen anzunehmen und die Umstellung war lieferantenseitig ohne nennenswerte Einschränkungen möglich.